08-12-2017

In februari-maart 2017 heeft SOCIALware een enquête uitgevoerd om een beter beeld te krijgen van het gebruik van digitale technologie door verenigingen en om hun belangrijkste prioriteiten, intenties en problemen te begrijpen. De resultaten van deze studie zullen richting geven aan onze toekomstige acties en moeten verenigingen in staat stellen zichzelf te situeren.

De studie richt zich op 5 aspecten :

– IT beheer en uitgaven
– Technologische omgeving
– Beheer van de doelgroep, leden, donateurs en andere stakeholders
– Online aanwezigheid en digitale communicatie
– Uitdagingen, behoeften en prioriteiten

Hieronder enkele interessante items die uit het onderzoek zijn uitgelicht:

1044 verenigingen hebben deelgenomen aan de enquête

Deze lijken ons een representatieve steekproef van de verenigingen die we dienen en de van de verenigingssector actief is op sociaal gebied in brede zin.
Deze vzw’s vormen een zeer hybride groep in termen van activiteitsector, grootte en middelen, met ingegrip van de vertrouwdheid en adoptiegraad van IT tools.

Onderstaande indeling wordt in de studie, waar relevant, gebruikt om de resultaten van het onderzoek te verfijnen op basis van de grootte van de ondervraagde organisaties, uitgedrukt in VTE (Voltijds Equivalenten).

45% (23% + 22%) van de respondenten zijn kleine organisaties die minder dan 5 VTE tewerkstellen (in deze groep heeft 23% geen enkel personeel).
De middelgrote organisaties vertegenwoordigen 42% van de deelnemende populatie.
13% zijn grote organisaties (met in deze groep 4 met meer dan 500 VTE).

IT beheer en uitgaven

Menselijke middelen

Deze grafiek toont het relatieve belang van de partijen betrokken bij IT-beheer (eigen personeel, externe dienstverleners, vrijwilligers) in functie van de organisatiegrootte.

Daarenboven toont de studie dat:
40% volledig afhangen van externe IT expertise, waaronder 19% uitsluitend van vrijwilligers.
Slechts 5% beschikken over meer dan 2 VTE verantwoordelijk voor IT.

Financiële middelen 

De respondenten besteden gemiddeld 1,8% van hun uitgavenbudget aan IT kosten, excl. Personeelskost.

Kleine organisaties besteden verhoudingsgewijs een groter aandeel van hun totaal budget voor IT.

De hardware slorpt als belangrijkste uitgavenpost 1/3 van het IT budget op. 

Als ondanks het wijdverspreide gebruik van de cloud door non-profitorganisaties, de kosten van cloudabonnementen slechts 8% van de totale technologiekosten vertegenwoordigen, wordt dit verklaard door een veelvuldig gebruik van gratis oplossingen voor individueel gebruik of goedkope oplossingen toegankelijk via SOCIALware. 

Enkele IT strategie aspecten

– 7% van de respondenten is van mening dat hun IT-situatie een obstakel vormt voor hun werking.
– 11% ziet zichzelf als echt innoverend.
– Tussen deze twee uitersten kan men zien hoe groter de organisatie, hoe meer haar IT het nodige comfort en de nodige efficiëntie waarborgen voor personeel en doelpubliek.

De overgrote meerderheid van de respondenten respecteert de basisprincipes van beveiliging en continuïteit door systematische back-ups.

Maar er zijn er veel minder die zichzelf volledig beschermen tegen verlies, schade of intrusie, door software updates, externe back-ups en gegevensherstel-oefeningen.

– 40% van de respondenten uiten hun bezorgdheid door de lage betrokkenheid van hun RvB in technologie beslissingen.
– 56% zijn van mening dat personeel en vrijwilligers zich onvoldoende bewust zijn van de risico’s van dataverlies of –lekken en aspecten met betrekking tot privacy. Dit is een aandachtspunt voor de toepassing van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming, of GDPR).

Technologische omgeving

Kleinere organisaties maken proportioneel meer gebruik van mobiele toestellen.

Voor gemiddeld 25 PC’s in haar bezit, gebruikt een vereniging ook 15 externe computers voor de ondersteuning van haar werking.
Het zijn vooral kleine organisaties die het «Bring Your Own Device» principe toepassen.

– Voor zowel besturingssystemen als kantoorsuites is Microsoft op grote schaal dominant met een marktaandeel van meer dan 85%.

– Aanwezig op een aandeel van 43% van het totale PC park van de respondenten, is Windows 10 het meest gebruikte besturingssysteem.
– 9% van dat PC-park zijn Mac-systemen.
– Slechts 4% van de PC’s draait in open source

In de sport- en vrijetijdssector gebruiken organisaties het minst vaak een server.
In de gezondheidssector geeft de overgrote meerderheid van de organisaties de voorkeur aan servers binnen hun gebouwen boven servers in de cloud. 

Hoe kleiner de verenigingen, hoe meer ze de cloud gebruiken of op zeer korte termijn denken te gebruiken. 

De belangrijkste obstakels naar de cloud zijn twijfels over de veiligheid en vertrouwelijkheid van gegevens evenals gebrek aan expertise of tijd.

Beheer van de doelgroep, leden, donateurs en andere stakeholders

– Voor bijna een op de twee verenigingen zijn de klassieke kantoorsuites (MS Office, G-Suite) de beste bondgenoten, zowel voor contactbeheer als voor ondersteuning van de dienstverlening aan begunstigden.
– Minder dan 10% van de respondenten gebruikt een gespecialiseerde CRM tool (‘Customer Relationship Management’).
– 29% gebruikt een of meer specifieke vakoplossingen voor het beheer van hun begunstigden.
– Iets meer dan één vzw op vijf heeft een uniek zicht op hun begunstigden en gebruikt deze gegevens om geïnformeerde beslissingen te nemen.

Online aanwezigheid en digitale communicatie

93% van de respondenten heeft een eigen website. Die wordt voornamelijk gebruikt voor informatieve doeleinden eerder dan voor het faciliteren van online interacties met leden en het publiek. 

Iets meer dan de helft van de respondenten probeert de zichtbaarheid van hun site actief te beïnvloeden.

Een nader onderzoek van de gebruikte optimaliseringsstechnieken toont:

36% passen SEO (Search Engine Optimalisation) technieken toe.

23% gebruiken specifieke tools om het webverkeer to analyseren.

14% gebruiken SEA (Search Engine Advertising, zoals Google Ad Grants.

74% van de respondenten sturen regelmatig elektronische nieuwsbrieven uit. 
Mailchimp is hiervoor het meest verspreid, maar 30% zenden hun nieuwsbrieven niet via een gespecialiseerde e-mailmarketingtool.

Quasi 80% van de respondenten zijn aanwezig op social media, voornamelijk om :

– Hun acties en evenementen voor te stelle.
– Het grote publiek voor hun doel te mobiliseren.
– Met leden, vrijwilligers en begunstigden te communiceren.

Minder om fondsen te werven.

Uitdagingen, behoeften en prioriteiten

– Voor meer dan de helft van de respondenten blijft het gebrek aan financiële middelen, tijd en knowhow het grootste obstakel voor optimaal benutten van het IT potentieel.
– Bijna de helft worstelt om de complexiteit van de technologie onder de knie te krijgen, mee te kunnen met het tempo en te begrijpen hoe de voordelen voor de associatie te plukken.

Hoewel verenigingen al sterk online aanwezig zijn, zijn hun belangrijkste prioriteiten het verbeteren van hun website en het beter gebruik maken van sociale netwerken.

Veel verenigingen vragen om toegang tot nog meer softwareaanbiedingen en vooral betaalbare toegang tot apparatuur.

Er is een grote vraag naar duidelijke, eerlijke en vergelijkende informatie, opleiding en steun in de keuze en implementatie van de oplossingen.

Ten slotte geven respondenten ook blijk van een sterke behoefte aan informatie over IT beveiliging en gegevensbescherming.

Bovenstaande gegevens zijn fragmenten uit het uitgebreide studieverslag dat de antwoorden op het veertigtal gestelde vragen bevat, evenals kruis analyses en enkele conclusies.

Studie vzw’s en informatietechnologie

Bron: SOCIALware